Создание сайта Moldservice

Кто клиент

К нам обратилась компания, которая занимается трудоустройством в Польше. Ее клиенты — люди из Украины, Беларуси, Молдовы, которые пытаются найти работу в этой стране. И также польские фирмы разного масштаба, которым нужно быстро закрывать вакансии подходящими сотрудниками. Компания работает не первый год, клиентов много, равно как и сотрудников. На момент разработки приложения их было больше 35 человек, а среди постоянных клиентов — порядка 25 компаний. 

Проблема

Изначально вся работа компании велась в Excel. Но когда количество сотрудников, работников, контрагентов кратно увеличилось, он стал работать против клиента:

• приходилось огромные массивы данных добавлять вручную;
• слишком много времени уходило на внутреннюю коммуникацию;
• сотрудники путались в задачах;
• сложно обрабатывались входящие заявки и лиды;
• нужные данные находилось долго;
• не хватало функциональности для качественной аналитики;
• не получалось визуально подавать информацию;
• не хватало возможностей для автоматизации некоторых процессов;
• сроки оплаты было невозможно проконтролировать;
• клиент не знал реального оборота компании.

В результате сильно страдала продуктивность работы: вакансии закрывались с опозданиями, забывали вовремя встретить кандидатов, задерживали зарплату, платили больше/меньше, слишком много времени уходило на финансовые подсчеты. Клиент до обращения уже пробовал уйти от Excel: в разной степени мигрировали на другие CRM-системы. Но ни одна из них не закрывала специфические потребности на 100%. В результате компания пришла к выводу, что нужно написать собственную систему.

Задача

С этой задачей клиент пришел к нам. Предстояло разработать не шаблонную специфическую систему управления, которые бы учитывала все бизнес-процессы рекрутинговой компании. А еще давала возможность:

• назначать разные функции всем сотрудникам;
• создать полноценный профайл для каждого работника, сотрудника и клиента;
• связывать работников и компании;
• ускорить и упростить документооборот;
• автоматизировать процессы и статистику;
• добиться максимальной точности и прозрачности финансовых отчетов.

Но также параллельно решить множество других вопросов: оптимизировать и автоматизировать ежедневный бизнес.

Главное о системе

Систему мы реализовали на сервере, создав полноценную облачную платформу. Попасть в нее можно через браузер с любой точки мира, и с любого устройства, так как она адаптирована под мобильные устройства. После авторизации пользователя встречает дашборд с ключевой статистической информацией. Она обновляется в режиме реального времени: как только сотрудник вносит изменения в своей учетной записи, информация автоматически обновляется здесь.

На дашборде можно увидеть статистику:

• количество трудоустроенных за месяц;
• количество приступивших к работе за месяц;
• количество людей, работающих на проектах;
• прогресс по задачам разных отделов.

Структура системы состоит из 25 категорий с учетом дашборда, настроек и аналитики.

Сотрудники

В категории собраны все сотрудники компании. В таблице указана первичная информация — имя, фамилия, номер телефона, электронный адрес. Также каждому присваивается своя роль в зависимости от исполняемых функций — Администратор, Логист, Рекрутер, Координатор и др. В зависимости от роли функционал системы отличается  Например, для администратора и координатора система изнутри будет выглядеть по-разному. 

Система автоматически определяет, когда сотрудник находится на рабочем месте. После авторизации ему присваивается статус, а система учета часов отслеживает и фиксирует количество отработанных часов.

Если нажать на уникальный идентификатор сотрудника, откроется его профиль с детальной информацией о трудоустройстве, жилье, транспорте, связанным документам.

Клиенты

В этой категории собраны компании, которые заинтересованы в поиске сотрудников. Для каждой создан отдельный блок с небольшой статистической информацией: сколько часов проработали, ответственный  по проекту.

Если зайти внутрь проекта, увидим всю связанную информацию:

• юридические данные;
• условия работы;
• кандидаты и трудоустроенные;
• жилье;
• контактные лица;
• все сгенерированные во время работы документы;
• и готовые шаблоны для них.

Лиды

Все лиды из разных источников система автоматически импортирует в этот раздел. Это важно, потому что раньше обрабатывать лиды было сложно: потенциальные клиенты из разных источников находились в разных таблицах, по каждой заявке приходилось вручную назначать ответственного. Сейчас лиды не теряются совсем и автоматически назначаются в зависимости от отдела и источника. Еще все они распределены по статусам, что позволяет анализировать эффективность отдела продаж и выстраивать воронку продаж.

Отдел маркетинга и администратор видит общую таблицу, а ответственные — только своих потенциальных работников. Почему это важно? Никакой путаницы, неразберихи и людей, которым забыли позвонить, встретить, отправить документы. Когда лид уже принял решение, из него можно сделать кандидата и он автоматически попадет в следующую категорию — кандидаты

Кандидаты

Здесь собрана информация обо всех кандидатах, которые уже приняли решение работать, но еще не прошли процесс трудоустройства. 

Таблица хороша тем, что позволяет легко менять и отслеживать статус каждого кандидата. Она отражает полный жизненный цикл кандидата от лида до трудоустройства и увольнения. Помимо статуса, видим контакты кандидата, дату и время приезда, задерживается ли и по какой причине.

Расширенная информация содержится в профиле кандидата:

• куда и когда трудоустроен;
• личные данные;
• место проживания;
• все документы, присутствующие в системе;
• скриншоты всех купленных билетов.

Важно! Таблица не существует сама по себе. Она — часть автоматической воронки трудоустройства. Система позволяет вести каждого человека по цепочке: от лида до кандидата, от кандидата до сотрудника. Все перемещения происходят автоматически вместе с профилем человека.

Мы перечислили ключевые сущности CRM-системы, но также в ней реализованы другие полезные и важные категории.

Вакансии

В категории содержатся все вакансии, с которыми работает клиент. Базово можем видеть, активна ли вакансия, сколько людей нужно трудоустроить с разбивкой по полу, ставка по оплате, условия оплаты, стоимость лида и кандидата.

Транспорт

Клиент не только трудоустраивает людей, но также обеспечивает их проезд, в том числе собственным физическим транспортом. Поэтому здесь две отдельные таблицы — Приезды и Регулярные перевозки. В первой видим все приезды, которые вообще есть в системе: на каком транспорте приезжает человек, в какое время и дату, можно загрузить билет, изменить статус, добавить уточняющий комментарий.

Регулярные перевозки происходят не постоянно, а раз в некоторый период (неделю, месяц, год). Людей из определенного города или страны забирают специальным рейсом. Все новые и совершенные рейсы хранятся в системе с такими данными: дата, номер авто, количество мест, номер водителя и автобуса.

Билеты

Все билеты для всех кандидатов находятся в системе. Также ее функционал позволяет при трудоустройстве сразу покупать билеты через кнопку «Купить билет». При оформлении кандидата на работу указывается тип транспорта, дата и время выезда, стоимость, прикрепляется счет-фактура. После покупки скан билета подгружается в соседнюю колонку.

Жилье

В категории собраны все типы жилья, которые есть в системе, и каждый объект приписан к отдельному клиенту, где живут трудоустроенные у него работники. В CRM можно видеть количество свободных комнат в каждом объекте, количество мест в отдельных комнатах и пр. В профиле каждого отеля/хостела указана стоимость аренды для оценки объема затрат в финансовой отчетности.

Машины

Здесь ведется учет всех автомобилей, которые использует компания. Это нужно для последующей финансовой аналитики: сколько заплатили за лизинг, ремонт, топливо и пр.

Документооборот и планирование

Шаблоны документов

В CRM-системе автоматически генерируются все документы, с которыми работает клиент, на основе ранее введенных данных из профиля кандидата/сотрудника/клиента. Например, в профайле каждого работника можно сгенерировать договор по готовому шаблону, а все данные о работнике подтянутся автоматически. Эта функция позволила клиенту сократить время трудоустройства в 4 раза — с 1 часа до 15 минут.

План

План позволяет строить все процессы в системе. Например, в плане есть две задачи. Первая — трудоустроить на завод 20 человек в течение двух недель. Вторая — за 2 месяца найти 5 сотрудников для торговой сети. В плане приоритетным будет первая задача и по ней рекрутеры будут закрывать заявки в первую очередь. Он позволяет количество трудоустроенных и остаток по вакансиям.

Центр поддержки

Он создан для предварительной подготовки сотрудников компании. Позволяет автоматизировать этот момент: все важные организационные моменты вынесены в публикации, которые сотруднику необходимо прочесть перед трудоустройством.

Задачи

Раздел содержит все задачи по проекту. Их можно все вывести на экран, редактировать статус, время завершения. Можно создать новую задачу, в том числе используя готовые шаблоны. Новые задачи также создаются автоматически. Например, после изменения статуса человека или же если какой-то документ утратит срок действия. Инструмент позволяет минимизировать человеческий фактор, избежать ошибок с «забыванием» кандидатов на вокзалах, продлением документов и пр.

Отчеты и финансы

Рентабельность

В разделе можно оценить рентабельность каждого проекта компании. Для каждого клиента система добавляет данные, собранные из других категорий. Всего в оценке рентабельности учитывается 14 критериев: расходы на транспорт, недвижимость, штрафы, зарплаты работникам, координатору и пр. Система  самостоятельно формирует оценку прибыли, чистой рентабельности и рентабельности с офисом. Используя этот инструмент, можно оценить эффективность разных отделов и найти данные для принятия решений по будущим проектам/клиентам.

Финансы

Эта категория — большой, наглядный и подробный инструмент для глубокого финансового анализа. В подкатегории финансовые результаты очень наглядно показаны все финансовые данные: налоги, расходы, доходы.

Здесь собраны абсолютно все транзакции с указанием плательщика, назначения перевода, даты, времени, типа, суммы. Ведется полная отчетность по заработным платам с учетом финансовых и бухгалтерских параметров. Отдельно — подкатегория с авансами (кому и когда выплачен). Необычно в структуре выглядит подпункт Служебные залички: это чисто специфическая фишка клиента, связанная с тем, что сотрудники могут взять у компании в долг некоторую сумму денег, а после отдать. Вся информация по заличкам также есть в системе.

Другие возможности и опции категории:

• формирование счет-фактуры с автоматическим подтягиванием данных;
• календарь оплат;
• инструмент для работы с задолженностью — все просроченные фактуры (и от клиента, и к нему) собраны в одном месте;
• импорт банка — импортируются все транзакции по расчетному счету банка и распределяются по папкам Затраты/Доходы.

Конечно, такая категория CRM-системы не заменит бухгалтера, но сильно ускорит его работу и повысит продуктивность.

Особенности проекта

Основная особенность этого проекта – в огромном объеме работы, сделанной до непосредственной разработки. Мы постоянно ездили к клиенту в офис, наблюдали за тем, как работает компания, какие трудности возникают на разных этапах. Проанализировав все бизнес-процессы, их структурировали в схему, выявили слабые места в цепочке процессов и для каждого предложили решение. 

Результаты

Созданная CRM-система существенно облегчила жизнь компании:

• процесс оформления работников ускорен в 4 раза — вместо 1 часа сейчас он занимает 15 минут;
• автоматизирована обработка лидов — все лиды из разных источников собраны в одном месте, им автоматически назначается ответственный человек;
• внедрена система задач — если статус или процесс в системе меняется, автоматически возникает задача и теперь сложно что-то упустить;
• у компании есть общий план — система приоритезирует задачи, чтобы срочные выполнялись первыми;
• и удобная финансовая аналитика — клиент знает реальный оборот компании, отслеживает все затраты и оплаты, может оценивать рентабельность отдельных проектов, чтобы принимать в будущем экономически оправданные решения.